ZAFAGO — Hướng dẫn sử dụng CRM

1. Đăng nhập & Tài khoản của tôi

• Đăng nhập bằng Username hoặc Email + mật khẩu. Hệ thống không có tự đăng ký: tài khoản do Admin tạo ở trang Phân quyền.
• Sai mật khẩu 5 lần trong 15 phút thì tài khoản bị khoá đăng nhập 15 phút, kể cả khi lần sau nhập đúng. Chờ hết 15 phút rồi thử lại, hoặc nhờ Admin Đặt lại mật khẩu (cũng mở khoá ngay).
• Quên mật khẩu: nhờ Admin đặt lại. Admin gửi bạn 1 mật khẩu tạm; đăng nhập bằng mật khẩu tạm, hệ thống sẽ bắt đặt mật khẩu mới của riêng bạn trước khi dùng tiếp.
• Phiên đăng nhập tự hết khi không thao tác 4 giờ, hoặc sau 8 giờ kể từ lúc đăng nhập. Khi đó chỉ cần đăng nhập lại.
• Đổi mật khẩu, họ tên hoặc email: bấm avatar ở góc trên bên phải → "Tài khoản của tôi". Cùng menu này có nút Đăng xuất.
• Mật khẩu: 8–128 ký tự (không bắt buộc chữ hoa, số hay ký tự đặc biệt). Không được dùng mật khẩu phổ biến, không chứa tên công ty / hệ thống, username, email hay họ tên của bạn, và phải khác mật khẩu cũ.
• Nút Sáng / Tối ở góc trên đổi màu giao diện; trình duyệt nhớ lựa chọn này.

2. TikTok, Meta và Zalo: ai thấy gì

• CRM dùng chung cho Team TikTok Agency, Team Meta Agency và Team Zalo Agency. Nhân viên chỉ thấy dữ liệu nền tảng của Team mình: Client, Account, chi tiêu, báo cáo.
• Một khách hàng có thể làm nhiều nền tảng. Tên, SĐT, email và Mã Client dùng chung. Phụ trách, Nguồn, Ngày Join, Market, Rebate tier / hạng cashback, Active / Deactive thì mỗi nền tảng ghi riêng.
• Người làm ở nhiều Team và Admin tổng có ô chọn "Tất cả nền tảng / TikTok / Meta / Zalo" trên thanh trên cùng để đổi nền tảng đang xem.
• Admin Có 3 loại Admin:
  • Admin tổng thấy mọi nền tảng. Khi thêm mới (Client, Account, Loại Product, Rule Cashback, Business Center, Hồ sơ…) phải chọn nền tảng trước.
  • Admin TikTok, Admin Meta và Admin Zalo quản trị trong nền tảng của mình.
  • Danh mục dùng chung (Market, Nguồn, Industry, Tỉ giá) chỉ Admin tổng được sửa.

Khác nhau giữa các nền tảng

3. Tổng quan

• Bấm "Tổng quan" ở menu trái, trang mở ở tab mới. Chọn nền tảng (Tất cả / TikTok / Meta, tuỳ quyền), chọn Theo tháng hoặc Theo quý, bấm ‹ › để lùi / tới kỳ.
• Các ô số đầu trang: Chi tiêu Ads, Client có chi tiêu, Account có chi tiêu, Cashback ước tính, Hoa hồng NV ước tính, kèm % tăng / giảm so với kỳ trước. Cashback Meta chỉ có số khi xem Theo quý.
• So 2 khoảng ngày (A / B) (ô Xem theo; Meta, TikTok): chọn Khoảng A và Khoảng B bất kỳ (tối đa 366 ngày mỗi khoảng) — A là kỳ gốc: chi tiêu, số client, số account và Top 30 tăng / giảm đều tính B so với A theo tổng tiền (Chênh lệch = B − A, Tỷ lệ = (B − A) / A) (2 khoảng dài khác nhau thì chênh lệch theo tổng, xem số ngày ghi cạnh mỗi khoảng). Không có cashback / hoa hồng (tính theo tháng / quý) và không có Zalo (nhập theo tháng). Mặc định A = 7 ngày liền trước, B = 7 ngày tới ngày có số liệu cuối. Muốn xem kỳ mới tăng / giảm bao nhiêu thì để kỳ cũ ở A, kỳ mới ở B.
• Ô So với: chọn kỳ để so sánh các chỉ số và Top 30 — Kỳ trước (mặc định), Cùng kỳ năm trước (VD Tháng 10/2026 so với Tháng 10/2025), hoặc Kỳ tự chọn (chọn tháng / quý bất kỳ). Meta xem theo quý: cashback chỉ so được với 1 quý.
• Bên dưới có các bảng và biểu đồ:
  • biểu đồ Chi tiêu Ads 12 tháng (nút "Xem bảng" để xem dạng số);
  • Top 30 Client tăng / giảm chi tiêu so với kỳ so sánh. Xem 1 tháng (TikTok, Meta): so tuần mới nhất đã có số liệu với tuần liền trước (tuần 1 so với tuần cuối tháng trước), chỉ hiện các tuần đã có số liệu (Thứ 7 → Thứ 6) và cột Xu hướng; cột tháng là chi tiêu từ đầu tháng. Zalo nhập số theo tháng nên vẫn so với tháng;
  • Top 10 khách hàng, Phân loại Client (New / Old); TikTok thêm chi tiêu theo Market / loại Ads.

4. Clients

• Tìm theo tên / SĐT / email / mã.
• Có thể lọc theo Người phụ trách, Rebate tier, Nguồn, Industry, Market và Ngày Join.
• Lọc kiểu Excel trên tiêu đề cột (Clients, Accounts và các tab Business Center): bấm biểu tượng phễu cạnh tên cột → tick giá trị cần xem (có ô Tìm..., (Chọn tất cả), (Trống) = ô bỏ trống, số bên phải = số dòng) → Áp dụng. Cột chữ có thêm "Lọc theo chữ chứa..."; cột ngày / số lọc từ … đến …; có Sắp xếp A → Z / Z → A. Lọc nhiều cột cùng lúc = phải khớp tất cả. Lọc chạy trên toàn bộ dữ liệu (không chỉ trang đang xem) và Export Excel xuất đúng phần đang lọc. Dòng "Đang lọc:" phía trên bảng cho biết đang lọc gì — bấm × để bỏ từng cột, Xóa tất cả hoặc Xóa lọc để bỏ hết.
• "Làm cả" Admin: tick các nền tảng cần xem (TikTok, Meta, Zalo) rồi bấm Lọc — chỉ hiện khách làm cả các nền tảng đã tick. Ví dụ tick TikTok + Zalo = khách làm cả TikTok lẫn Zalo; tick cả 3 = khách làm đủ 3 nền tảng. Ô "Chỉ hiện đã Deactive" xem khách đã tắt.
• Mã Client dạng Z##### do hệ thống tự cấp. Chỉ Admin sửa được và không được trùng.
• Khi thêm Client mà SĐT / email đã có ở nền tảng kia, hệ thống báo trùng và hiện nút "Thêm nền tảng của tôi cho khách này". Hãy dùng nút này thay vì tạo một khách mới.
• Form Client có 2 tab:
  • Thông tin: có khối "Theo nền tảng" cho từng nền tảng (phụ trách, Old / New, hạng, nguồn, Join, Market, số Account, chi tiêu tháng);
  • Contacts: lưu nhiều đầu mối liên hệ cho 1 khách.
• Ô "Người phụ trách" chỉ chọn từ danh sách nhân viên, không gõ tự do.
• Đổi hạng (Rebate tier / hạng cashback): khi sửa Client và chọn hạng khác, form hiện thêm ô "Áp dụng từ tháng".
  • Mặc định là tháng hiện tại. Cập nhật trễ thì chọn lùi về đúng tháng khách lên / xuống hạng.
  • Cashback từ tháng đó tính theo hạng mới. Các tháng trước giữ hạng cũ, nên báo cáo đã chốt không bị đổi.
  • Dòng "Lịch sử hạng" dưới ô hạng ghi các lần đổi.
  • Admin Bấm "Sửa lịch sử" để sửa tay, vd khách từng ở hạng khác trước khi hệ thống bắt đầu lưu lịch sử (10/2026).
• Cột Old/New tự tính: Client là "New" trong đúng tháng Join (Join 15/10 thì New suốt tháng 10, sang tháng 11 là "Old"). Báo cáo tháng và Tổng quan tính theo tháng của kỳ báo cáo.
• Bấm số ở cột Accounts để xem nhanh các tài khoản quảng cáo của Client.
• TikTok / Zalo Thêm nhanh Account: bấm vào dòng Client → "Thêm nhanh Account" → bảng nhập nhiều tài khoản 1 lúc, tự gán cho Client đó.
  • Mỗi dòng: TikTok ID / SĐT Zalo (bắt buộc), Account name, Industry (mặc định Industry của Client). TikTok có thêm Business name, Market (mặc định Market của Client) và Nguồn — ô "Nguồn cho tất cả dòng" chọn 1 lần cho mọi dòng. Bấm + Thêm dòng nếu cần thêm.
  • Có thể dán nhiều dòng từ Excel (cột ID, Account name; TikTok thêm Business name) vào ô ID đầu tiên để điền nhanh. Dòng để trống tự bỏ qua.
  • Bấm Lưu: hệ thống kiểm tra hết các dòng (ID trùng, ID đã có, SĐT sai…). Có dòng lỗi thì báo rõ "Dòng N: …" và chưa tạo tài khoản nào — sửa rồi Lưu lại.
  • Account Meta cần nhập đủ trường (ID BM, Nguồn, Hồ sơ…) nên vẫn thêm ở trang Accounts.
• Hệ thống không có Xoá, chỉ có Deactive / Active, riêng từng nền tảng. Client bị Deactive vẫn giữ dữ liệu và báo cáo cũ không đổi.
• Nút Export Excel xuất đúng danh sách đang lọc.

5. Accounts

• Danh sách tài khoản quảng cáo. Mỗi Account gán cho 1 Client.
• Tìm theo tên hoặc ID. Dán nguyên ID tài khoản thì ra ngay đúng tài khoản đó.
• Trường Phụ trách tự lấy theo Phụ trách của Client, đúng nền tảng của Account. Không cần (và không thể) nhập tay.
• Account chưa gán Client có nút "Gán" ngay trong danh sách. Lọc nhanh bằng ô "Chỉ chưa gán client".
• Đổi Client cho 1 Account sẽ lưu lịch sử theo ngày, nên báo cáo các tháng trước vẫn tính cho Client cũ.
• Cột Currency là loại tiền của tài khoản, lấy theo chi tiêu gần nhất.
• Meta Form Thêm / Sửa Account Meta bắt buộc:
  • Meta ID, Account name, ID BM Meta, Nguồn, Email Portal, Hồ sơ doanh nghiệp, Client và Đại lý (Client "Không xác định" vẫn được chấp nhận);
  • Invoice info không bắt buộc (kể cả Nguồn "ZFG VN"), có thì nhập ở khu Hoá đơn & ghi chú;
  • Đại lý tự điền theo Nguồn: ZFG VN / ZFG HK → Blue Media, Ads Plus → Ads Plus (Nguồn khác chọn tay);
  • Đại lý Ads Plus thì không bắt buộc Nguồn, Email Portal, Hồ sơ doanh nghiệp.
• Meta Ô lọc "Chưa gắn hồ sơ" tìm Account chưa có Hồ sơ doanh nghiệp.

6. Business Center, Hồ sơ doanh nghiệp, Order GPKD

TikTok Business Center

• Danh sách Business Center (BC) TikTok kèm đơn vị tiền. Đây là danh sách để chọn khi tạo giao dịch Top-up BC.

Meta Hồ sơ doanh nghiệp

• Mỗi hồ sơ là 1 pháp nhân (tên doanh nghiệp, MST, giấy phép kinh doanh), dùng để gắn với Account Meta và khách hàng.
• Nút lọc nhanh:
  • NEW: hồ sơ chưa có tài khoản quảng cáo và chưa gắn khách;
  • Có khách hàng: đã gắn khách nhưng chưa có tài khoản;
  • Tất cả.
  Có thêm lọc theo Industry và Thanh toán.
• Thêm nhanh tài khoản (bấm vào dòng hồ sơ → "Thêm nhanh tài khoản", hoặc nút "+ Thêm nhanh tài khoản" trong popup Xem tài khoản), có 2 tab:
  • Thêm TK mới: bảng nhiều dòng, đủ trường bắt buộc như form Thêm Account — Meta ID, Account name, ID BM, Nguồn, Đại lý, Email Portal (Invoice info không bắt buộc; Đại lý Ads Plus không cần Nguồn / Email Portal). Chọn Client 1 lần cho cả lô (hồ sơ có đúng 1 khách thì chọn sẵn); các ô "(tất cả dòng)" điền Nguồn / Đại lý / Email Portal / Invoice info cho mọi dòng; dán nhiều dòng từ Excel (cột Meta ID, Account name, ID BM, Email Portal, Invoice info) vào ô Meta ID. Tài khoản tự gắn hồ sơ này.
  • Gán TK có sẵn: dán danh sách Meta ID đã có trong CRM (mỗi dòng 1 ID). Tài khoản đang thuộc hồ sơ khác thì phải tick "Chuyển tài khoản đang thuộc hồ sơ khác sang hồ sơ này".
  • Bấm Lưu: hệ thống kiểm tra hết; có lỗi thì báo rõ ("Dòng N: …" / Meta ID không tìm thấy) và chưa ghi gì — sửa rồi Lưu lại.
• Ảnh GPKD xem bằng popup và tải về ngay trên hệ thống. Ảnh tự đặt tên "MST - Tên doanh nghiệp". Link Google Drive lưu ở một trường riêng.
• "Cập nhật tài khoản từ file Facebook Account List" (file .xlsx do Blue Media xuất) làm các việc sau:
  • gắn Account vào hồ sơ có tên trùng tên giấy phép trong file;
  • cập nhật trạng thái theo file: ACTIVE → Active, DISABLED / CLOSED → Deactive;
  • tạo Account mới cho ID chưa có.
  Account đã có hồ sơ thì giữ nguyên. Nếu tên giấy phép trong file khác hồ sơ đang gắn, hệ thống liệt kê để bạn tự kiểm tra. Tải lại cùng file không thay đổi thêm gì.

Meta Order GPKD

• Dùng để đặt giấy phép kinh doanh từ đối tác bên ngoài:
  • "+ Tạo order": chọn đối tác và số lượng;
  • đối tác đăng nhập trang riêng (/partner), điền thông tin, dán / tải ảnh rồi gửi duyệt;
  • nhân viên duyệt từng dòng (xem ảnh trong cửa sổ duyệt), duyệt hàng loạt, hoặc từ chối kèm lý do để đối tác sửa lại.
• Duyệt 1 dòng sẽ tự tạo Hồ sơ doanh nghiệp kèm ảnh giấy phép. Hệ thống chặn trùng MST.
• Giấy đã duyệt mà phát hiện lỗi: dùng Báo lỗi. Order mở lại để đối tác bù trong chính order đó, và hồ sơ của giấy lỗi chuyển sang Ngừng hoạt động.

Meta Admin Đối tác

• Tạo và khoá tài khoản đăng nhập cho đối tác làm GPKD. Tài khoản đối tác chỉ vào được trang /partner, không xem được dữ liệu CRM.

7. Chi tiêu Ads (import file)

• TikTok Import file report TikTok (.xlsx):
  • hệ thống đọc sheet dữ liệu raw (cột Ad Account ID, By Day, Cost - USD…, Ad Credit);
  • file chỉ có số theo tháng (cột By Month, vd 202601) cũng nhận được: chi tiêu mỗi dòng được ghi vào ngày cuối tháng (31/01/2026); tháng đã có dữ liệu theo ngày thì hệ thống từ chối để không cộng trùng;
  • nếu file có sheet "List Link", hệ thống nạp luôn danh mục Market và Product.
• Meta Import file chi tiêu Meta – Blue Media (.xlsx) (file "Media Details List" hàng tháng). Ngày theo định dạng Trung Quốc và số dạng chữ đều đọc được.
• Zalo Import file CSV "Báo cáo Doanh số" của Zalo Ads, mỗi tháng 1 file. Cách import và điều kiện file xem mục 19.
• Cột ID tài khoản phải để dạng Text. Excel chỉ giữ 15 chữ số, nên ID TikTok 19 số ở dạng số đã bị làm tròn và trỏ nhầm tài khoản. Hệ thống không nhận những dòng này.
• Dòng lỗi (sai ID, ID bị làm tròn, sai ngày, sai số tiền, sai Ad Credit) không bị bỏ qua âm thầm.
  • Kết quả import ghi rõ số dòng lỗi, lý do và số dòng trong file.
  • Lỗi quá 5% số dòng dữ liệu thì hệ thống từ chối cả file và chưa ghi gì. Sửa file rồi import lại.
• Import lại file có cùng khoảng ngày sẽ ghi đè, số liệu không bị nhân đôi.
• ID tài khoản chưa có trong hệ thống sẽ được tự tạo và gắn tạm vào Client "Không xác định". Sau đó vào trang Accounts gán lại đúng Client.
• Xem chi tiêu theo tháng: bảng theo Client (số account có chi tiêu, tổng chi tiêu). Bấm "Xem chi tiết account" để xem từng tài khoản.

8. Top-up BC TikTok

• Quản lý giao dịch Nạp / Rút tiền cho Business Center TikTok. Bấm "+ Tạo giao dịch" rồi nhập:
  • BC, ngày giờ, Nạp / Rút, tiền vào theo đơn vị của BC (VND hoặc USD, không qua tỉ giá), thuế nếu có;
  • người yêu cầu, người top-up, kế toán, nguồn tiền / thẻ, mã giao dịch ngân hàng, ghi chú.
  Hệ thống tính sẵn số thực nạp / rút.
• Trạng thái: Chờ xử lý → Đang xử lý → Hoàn tất / Thất bại / Đã hủy.
  • Cột Thời gian: lúc đổi trạng thái gần nhất.
  • Cột Ngày giao dịch: ngày gốc, không sửa được sau khi tạo.
• Lọc theo BC, Nạp / Rút, trạng thái, đơn vị tiền.

9. Danh mục

• 4 danh mục nền để phân loại dữ liệu:
  • Market theo Quốc gia;
  • Loại Product (có cột Nền tảng; Ads Type của Meta có tiền tố "Meta", vd "Meta Core Ads");
  • Nguồn (Lead Source);
  • Industry (ngành hàng của Account).
• Market, Nguồn và Industry dùng chung cho cả 2 nền tảng, chỉ Admin tổng được sửa.
• Thêm mới khi có quốc gia, loại quảng cáo hoặc nguồn khách mà hệ thống chưa có. Ví dụ: có người giới thiệu mới thì thêm Nguồn "Giới thiệu - Tên người".
• TikTok Ô Import file report TikTok (sheet "List Link") nạp cùng lúc 2 danh mục Market và Loại Product.

10. Tỉ giá

• Khai báo tỉ giá USD → VND theo khoảng ngày hiệu lực. Tỉ giá dùng để quy đổi khi xem bằng VND.
• Tỉ giá dùng chung cho cả 2 nền tảng, chỉ Admin tổng được sửa.
• Ngày nào có chi tiêu cũng phải có tỉ giá. Nếu thiếu, xem báo cáo bằng VND sẽ báo "Thiếu tỉ giá USD→VND cho ngày …" thay vì hiện số sai.
• Muốn đổi tỉ giá từ một ngày: sửa "Hiệu lực đến" của tỉ giá cũ thành ngày liền trước, rồi bấm "+ Thêm" tỉ giá mới có "Hiệu lực từ" là ngày đó. Không để trống ngày nào.

11. Rule Cashback

• TikTok Cashback tính theo tháng:
  • % theo Rebate tier × Market × Loại Ads × mức chi tiêu trong tháng (USD);
  • bấm tab Rebate tier để lọc nhanh, bấm tên Product để xem các sản phẩm quảng cáo thuộc loại đó.
• Meta Cashback tính theo quý:
  • mỗi hạng Meta có các bậc theo tổng chi tiêu cả quý (USD);
  • Client đạt bậc nào thì lấy % của bậc đó nhân toàn bộ chi tiêu quý (không tính lũy tiến từng bậc);
  • hạng của Client lấy theo thông tin Meta của Client, ở tháng cuối quý (theo lịch sử hạng).
• Admin Admin tổng chọn nền tảng bằng nút TikTok / Meta ngay trên trang.
• Hạng của Client trong mỗi kỳ lấy theo lịch sử hạng ở tháng cuối kỳ, không phải hạng hôm nay. Đổi hạng của khách không làm đổi cashback các kỳ trước (xem mục Clients).
• Hạng chưa có rule nào thì báo cáo ghi "Cần tính thủ công" (Meta: "Tính tay").
• Lưu ý khi đổi rule: cashback được tính lại mỗi lần xem báo cáo. Bấm "Sửa" trên rule đang áp dụng thì cả các kỳ cũ cũng đổi theo.
  • Muốn đổi từ một ngày trở đi mà không ảnh hưởng kỳ cũ: bấm "+ Thêm" rule mới có "Hiệu lực từ" là ngày đó, và sửa "Hiệu lực đến" của rule cũ thành ngày liền trước.
  • Nên đổi rule vào đầu tháng (Meta: đầu quý). Rule đổi giữa kỳ thì Báo cáo tháng ghi "Rule cashback đổi trong kỳ — cần tính tay".

12. Hoa hồng NV

• Trang có 2 tab: Báo cáo hoa hồng và Cấu hình % Hoa hồng. Tab Team phía trên lọc cho cả 2 tab và cho nút Export.
• Hoa hồng chỉ tính cho Client có Nguồn chứa chữ "Giới thiệu" (vd "Giới thiệu - Phương Anh"). Báo cáo gom theo Nguồn × Team.
• Hoa hồng tính trên chi tiêu thực, tức là đã trừ Ad Credit.
• Cột "Chỉ áp dụng Client New" của rule:
  • tick (mặc định): chỉ tính trong 3 tháng đầu kể từ tháng Join (Join tháng 5 thì tính tháng 5, 6, 7);
  • bỏ tick: tính cho mọi Client của Nguồn giới thiệu, kể cả khách cũ.
• TikTok Rule theo Team × Ads Type (Core / App / Shop Ads) × Market SEA hoặc Others. Chi tiêu ở NA&AUNZ, France / Hungary không tính hoa hồng.
• Meta Rule của Team Meta Agency theo Ads Type, Market luôn là ALL (chi tiêu Meta không chia theo quốc gia).
• Bấm "Xem chi tiết" để xem từng Client đóng góp bao nhiêu.
• Cột "Số Client không phát sinh hoa hồng" có nút "Xem" để mở danh sách kèm lý do (không chi tiêu, thị trường không tính, chưa có rule…).
• Nút "Export Excel (theo mẫu)":
  • cần chọn đúng 1 Team trước khi bấm;
  • file xuất bằng VND, nên mọi ngày trong tháng phải có tỉ giá.
• Lưu ý khi đổi % hoa hồng: giống Rule Cashback, sửa trực tiếp rule đang áp dụng thì cả các tháng cũ cũng đổi theo. Muốn đổi từ một ngày trở đi: thêm rule mới có "Hiệu lực từ" là ngày đó, và sửa "Hiệu lực đến" của rule cũ thành ngày liền trước.

13. Báo cáo tháng & Cashback Meta theo quý

• Lần đầu mở trang, hệ thống chọn sẵn kỳ gần nhất có chi tiêu (TikTok / Zalo theo tháng, Meta theo quý). Admin Admin tổng đổi nền tảng bằng nút TikTok / Meta / Zalo trên trang.
• Ô Kỳ ở cả 3 nền tảng chọn được Theo tháng hoặc Theo quý:
  • TikTok Theo quý: chi tiêu cộng 3 tháng; Cashback = cộng cashback từng tháng (mỗi tháng vẫn tra bậc theo chi tiêu và hạng của tháng đó). Popup cách tính cashback và file Export chia theo từng tháng.
  • Meta Theo tháng: chỉ chi tiêu của tháng đó (cùng hạng, phụ trách). Không có cashback vì cashback Meta chốt theo tổng quý — chọn Theo quý để xem.
  • Zalo Theo tháng: chi tiêu, trả thưởng và cashback của tháng (bậc, %, Cashback ₫).
• TikTok Meta Xem Theo tháng có thêm cột chi tiêu từng tuần: tuần tính từ Thứ 7 đến Thứ 6, tháng luôn có 4 tuần: tuần đầu tháng bị lẻ gộp vào tuần kế, ngày lẻ cuối tháng gộp vào tuần 4 (VD tháng 9/2026: 1–11, 12–18, 19–25, 26–30; tháng 10/2026: 1–9, 10–16, 17–23, 24–31). Cộng các tuần = chi tiêu cả tháng. File Export Excel không đổi. Zalo không chia tuần vì file chi tiêu Zalo là số theo tháng.
• Cả 3 nền tảng có cột Xu hướng: biểu đồ đường nhỏ chi tiêu của khách — xem tháng: theo các tuần của tháng (Zalo: 6 tháng gần nhất vì số Zalo theo tháng); xem quý: 3 tháng của quý; khoảng ngày: theo tuần nếu ≤ 2 tháng, dài hơn theo tháng. Đường xanh = mốc cuối tăng so với mốc trước, đỏ = giảm. Rê chuột vào biểu đồ để xem số từng mốc. TikTok vẽ theo cột Total Spend. File Export không có cột này.
• Ô Kỳ có thêm Khoảng ngày (Từ ngày – Đến ngày, tối đa 1 năm): chỉ xem chi tiêu và xu hướng của khoảng đó; không tính Cashback (cashback chỉ đúng khi đủ tháng — Meta đủ quý). Meta / Zalo: Export Excel chỉ theo tháng / quý.

TikTok Báo cáo tháng

• Bảng theo từng Client trong tháng gồm:
  • chi tiêu SEA Shop / Core / App, Others, NA&AUNZ, France / Hungary;
  • Total Spend, Total Spend Final (đã trừ Ad Credit — rê chuột vào số để xem Ad Credit; cột Ad Credit chỉ có trong file Export);
  • Cashback ước tính.
• Cột Rebate và Cashback dùng hạng của Client trong tháng đó (lịch sử hạng). Lọc theo tên Client, Rebate tier (theo hạng của tháng), hoặc tick "Chỉ Client có Cashback".
• Mỗi dòng có 2 link: "Xem chi tiết các tài khoản quảng cáo" và "Xem chi tiết cách tính cashback" (theo Market / Product và bậc đã khớp).
• Nút Export Excel xuất cả báo cáo. Popup chi tiết theo Account có nút Export riêng; Client có tài khoản ở nhiều loại tiền thì mỗi loại tiền tải 1 file.
• Ô Cashback hiện chữ thay cho số khi không tính tự động được:
  • "Cần tính thủ công": hạng chưa có rule;
  • "Không có chương trình cashback";
  • "Rule cashback đổi trong kỳ — cần tính tay";
  • "Thiếu tỉ giá USD→VND".

Zalo Cashback Zalo theo tháng

• Bấm nút Zalo (Admin tổng) hoặc mở trang khi đang ở nền tảng Zalo. Mặc định mở Theo tháng, tính bằng VND: chi tiêu, trả thưởng, Bậc, % Cashback, Cashback (₫) của tháng. Theo quý hiện từng tháng và cộng cashback 3 tháng. Chi tiết ở mục 19.

Meta Cashback Meta theo quý

• Chọn năm và quý (hoặc Theo tháng để chỉ xem chi tiêu), tìm theo tên / mã Client, tick "Chỉ Client có Cashback" nếu cần.
• Bảng gồm:
  • chi tiêu từng tháng trong quý và Tổng quý;
  • Bậc, % Cashback, Cashback (USD) và Cashback (VND) quy đổi.
  Nút Export Excel xuất cả bảng.

14. Chi tiêu đa nền tảng Admin tổng

• Mỗi khách hàng 1 dòng: chi tiêu từng nền tảng và tổng (USD) trong tháng, kèm tổng theo nền tảng. Bấm tên khách để mở form Client.

15. Phân quyền & tài khoản người dùng Admin

• Trang Phân quyền có 3 tab:
  • Người dùng: tạo tài khoản (chọn Team và Vai trò), Active / Deactive, đăng xuất mọi phiên của 1 người, sửa Nguồn tự tìm. Admin tổng có thêm nút "Đăng xuất tất cả người dùng".
  • Đặt lại mật khẩu (bấm dòng người dùng → "Đặt lại mật khẩu"): hệ thống tạo mật khẩu tạm và hiện cho Admin 1 lần duy nhất (bấm "Sao chép" rồi gửi tin nhắn riêng cho người đó). Mật khẩu cũ hết dùng được, người đó bị đăng xuất khỏi mọi thiết bị, được mở khoá nếu đang bị khoá đăng nhập, và phải đặt mật khẩu mới ngay khi đăng nhập — cột trạng thái hiện "Chờ đổi mật khẩu" tới khi đổi xong. Admin tổng đặt lại được cho mọi người trừ Admin tổng khác; Admin nền tảng / Admin team chỉ cho người mình quản lý. Mật khẩu của chính mình thì đổi ở "Tài khoản của tôi".
  • Vai trò: mỗi vai trò là 1 bộ quyền. Mỗi chức năng chọn Không (không truy cập), Xem (xem và xuất báo cáo, không thêm / sửa được) hoặc Sửa (xem và chỉnh sửa đầy đủ). Đổi quyền của 1 vai trò sẽ áp ngay cho mọi người có vai trò đó.
  • Team: danh sách team và nền tảng của team. Team còn người thì không Deactive được.
• Admin TikTok / Admin Meta chỉ quản lý người trong nền tảng của mình. Không ai tự đổi quyền Admin của chính mình.
• Lưu ý: chỉ cấp đúng mức quyền cần dùng. Nếu chưa chắc, chọn "Xem" thay vì "Sửa". Người nghỉ việc thì Deactive ngay; hệ thống tự đăng xuất người đó.

16. Nhật ký hoạt động Admin

• Ghi lại các thao tác thêm / sửa / Active / Deactive / import / export: ai làm, lúc nào, trên dữ liệu nào. Lọc được theo người dùng, loại dữ liệu và khoảng ngày.
• Admin TikTok / Admin Meta chỉ xem nhật ký của người thuộc nền tảng mình.

17. Đổi đơn vị tiền tệ USD / VND

• Nút 💵 USD / VND ở góc trên bên phải đổi cách hiển thị số tiền trên các trang. Dữ liệu gốc không đổi.
• Chi tiêu quy đổi theo tỉ giá của từng ngày phát sinh. Cashback và hoa hồng tính bằng USD rồi quy đổi theo tỉ giá ngày cuối kỳ.
• Kỳ đang xem thiếu tỉ giá ngày nào thì trang báo "Thiếu tỉ giá USD→VND cho ngày …". Thêm tỉ giá ở mục Tỉ giá, hoặc xem bằng USD.
• Meta Bảng Cashback Meta theo quý luôn hiện cả USD và VND.

18. Thông báo lỗi thường gặp

19. Team Zalo: khách, chi tiêu, cashback Zalo

• Admin Zalo và nhân viên Team Zalo Agency chỉ thấy dữ liệu Zalo. Zalo không dùng Business Center, Hồ sơ doanh nghiệp, Top-up BC, Tỉ giá và Market (các menu này ẩn khi xem Zalo); trang Accounts không có cột Business name và Phụ trách.
• Tài khoản Zalo = số điện thoại (cột "SĐT Zalo"). Nhập 0967… hay +84 967… đều được, hệ thống tự lưu về dạng 84967….
• Khách dùng chung danh sách với TikTok / Meta. Phụ trách, Nguồn, Phân loại (Old / New), Ngày Join và hạng (STAN / VIP / VVIP) của Zalo ghi riêng, không đụng phần TikTok / Meta.

Import file "Quản lý khách hàng" của team

• Trang Clients → chọn nền tảng Zalo → nút "Import khách Zalo" → chọn file .xlsx (có sheet khách "1 | Client" và sheet tài khoản "2 | Account").
• Bấm Kiểm tra trước: hệ thống chạy thử và báo sẽ tạo / cập nhật / gộp bao nhiêu, chưa ghi gì. Thấy đúng thì bấm Nhập vào CRM. Nút "Tải danh sách cần xem (.csv)" tải các danh sách để rà.
• File là danh sách gốc của team, import lại bao nhiêu lần cũng được: khách đã nhập được nhận lại, không sinh trùng. Ô để trống trong file không xoá dữ liệu đang có trong CRM.
• Cách hệ thống ghép khách:
  • tài khoản Zalo đã nằm trong 1 khách TikTok / Meta → dùng luôn khách đó (giữ tên cũ, thêm phần Zalo);
  • khách chưa có tài khoản trong CRM: trùng cả SĐT lẫn tên với 1 khách có sẵn → dùng khách đó; trùng SĐT nhưng khác tên → tạo khách Zalo riêng và thêm 1 Contact "Khách Zalo <mã> (cùng SĐT)" vào khách có sẵn để tra cứu;
  • còn lại tạo khách mới. Tên trùng khách khác thì thêm số đuôi (vd "Lê Dũng 2").
• Tài khoản ghi tên khách không có ở sheet khách (hoặc để trống) → gán vào khách "Không xác định", tên ghi trong file giữ làm tên tài khoản. Sửa tên khách trong file rồi import lại, tài khoản tự chuyển về đúng khách.
• Quy đổi khi import: Nhân sự "A.Vy" → "Nguyễn Hoàng Anh Vy"; Nguồn CN → "Giới thiệu - Anh Vy", MKT → "Marketing", GT → "Giới Thiệu"; Ngành (TPCN, BĐS, MP…) đổi sang danh mục Industry; SĐT 11 số cũ (0168…) đổi sang 10 số (038…).
• Đổi hạng trong file rồi import lại: hạng mới áp dụng từ tháng hiện tại, các quý trước giữ hạng cũ (xem "Lịch sử hạng" ở form Client).
• Tài khoản có SĐT sai độ dài không được nhập — kết quả import liệt kê dòng nào để sửa.

Import chi tiêu tháng

• Trang Chi tiêu Ads → chọn Zalo → import file CSV "Báo cáo Doanh số" tải từ trang Agency của Zalo (file .xlsx đã mở lưu lại bằng Excel cũng được).
• Chi tiêu lấy cột "Tài khoản chính trước thuế", tính bằng VND. Mỗi tài khoản 1 dòng / tháng.
• File phải bắt đầu từ ngày 1 của tháng và không có dòng lỗi nào. Import lại cùng tháng sẽ thay toàn bộ số liệu Zalo của tháng đó.
• Cần có tỉ giá USD→VND ngày đầu tháng để quy đổi cho các báo cáo chung; thiếu thì hệ thống báo — nhờ Admin tổng thêm tỉ giá rồi import lại.
• SĐT chưa có trong CRM được tự tạo tài khoản; trùng SĐT với 1 khách có sẵn thì gắn vào khách đó. Tài khoản trạng thái "Đã rời khỏi": chi tiêu tháng đó vẫn tính, sau đó tài khoản chuyển Deactive.
• Nút Export Excel (khi chọn Zalo) xuất file chi tiêu tháng: mỗi tài khoản có chi tiêu 1 dòng, tiền VND gốc.

Cashback, báo cáo, hoa hồng

• Cashback theo tháng (đối soát hằng tháng như TikTok): lấy chi tiêu trước thuế của tháng, xem rơi vào bậc nào của hạng (hạng của chính tháng đó), rồi lấy % bậc đó × toàn bộ chi tiêu tháng. Cashback quý = cộng 3 tháng.
  • VIP: 0–20tr 0% · 20–50tr 1% · 50–250tr 2% · 250–500tr 3% · trên 500tr 4%.
  • VVIP: 0–20tr 0% · 20–150tr 2% · trên 150tr 3%.
  • STAN hoặc chưa có hạng: "Không có chương trình". Bảng % sửa ở trang Rule Cashback (ngưỡng ghi bằng VND).
• Chi trả cashback: Voucher + Tiền mặt (áp cho mọi khách Zalo): cashback từng tháng làm tròn tới đồng, phần tròn triệu khách nhận Voucher, phần lẻ nhận tiền mặt (chuyển khoản). VD tháng 9.572.736,33 ₫ → Voucher 9.000.000 ₫ + Tiền mặt 572.736 ₫; tháng dưới 1 triệu → toàn bộ là tiền mặt. Theo quý = cộng từng tháng (không làm tròn trên tổng quý). Báo cáo tháng, popup chi tiết và các file Export đều có cột Voucher / Tiền mặt.
• Báo cáo tháng → tab Zalo, Theo tháng: chi tiêu, trả thưởng, Bậc, % Cashback, Cashback (₫) của tháng; Export file tổng tháng. Bấm tên khách xem cách tính và Export file chi tiết gửi khách theo tháng ("… - T9.2026"): bảng Cách tính cashback từng tháng (hạng, chi tiêu, trả thưởng, mức, %, cashback) và bảng chi tiêu + trả thưởng theo từng tài khoản Zalo (có cả TK 0 ₫). Theo quý: mỗi tháng chi tiêu, trả thưởng, cashback; tổng quý = cộng 3 tháng. Trong các file Excel, cột trả thưởng ghi là "Voucher trả thưởng".
• Hoa hồng NV: Team Zalo Agency được 1% chi tiêu trước thuế của khách mới, chỉ trong 3 tháng đầu tính từ Ngày Join Zalo của khách.

20. Gửi mail cashback cho khách

Menu Gửi mail cashback (ngay dưới Báo cáo tháng): gửi cho từng khách 1 mail báo cashback của kỳ — trong mail có bảng tóm tắt (chi tiêu, hạng, cashback) và đính kèm file Excel chi tiết của khách. Mỗi team TikTok / Meta / Zalo gửi bằng hộp mail và mẫu mail riêng của team.

TikTok chia 2 luồng mail theo loại tiền của tài khoản quảng cáo — chọn bằng nút TK USD / TK VND cạnh nút nền tảng. Luồng TK VND là mail của Zafago VN (chỉ tính cashback từ các tài khoản VND của khách), luồng TK USD là mail của Zafago HK (Zafago Digital, chỉ tính các tài khoản USD); file Excel đính kèm chỉ có tài khoản của luồng đó. Mail TikTok ghi chi tiêu bằng USD, cashback bằng VND (tỉ giá cuối từng tháng, như Báo cáo tháng) và sau thuế: cashback trước thuế từ 5.000.000 ₫ thì trừ 10%, dưới 5 triệu giữ nguyên. Đợt gửi chọn kỳ Tháng dùng mẫu Tháng (đối soát tạm tính, gửi hằng tháng); chọn kỳ Quý dùng mẫu Quý (quyết toán, gửi khi hết quý — có chi tiêu + cashback từng tháng và tổng quý). Mỗi luồng có cấu hình riêng (hộp mail, người gửi, CC / BCC, mẫu mail) và lịch sử gửi riêng. Khách có cả tài khoản USD và VND sẽ nhận 2 mail (mỗi luồng 1 mail). Tài khoản THB, IDR hoặc chưa rõ loại tiền không được gửi — trang chỉ liệt kê các khách này trong khung cảnh báo để team xử lý tay.

Gửi mail

• Chọn kỳ: TikTok theo tháng hoặc theo quý · Meta theo quý · Zalo theo tháng. Mặc định là kỳ vừa kết thúc. Admin Admin tổng chọn nền tảng bằng nút TikTok / Meta / Zalo trên trang. Bấm Tải danh sách: chỉ hiện khách có cashback > 0 trong kỳ.
• Ô Gửi tới luôn để trống — tự gõ email của khách mỗi lần gửi (nhiều địa chỉ cách nhau bằng dấu phẩy). Các ô nhỏ bên dưới là email khách đã có trong CRM: bấm vào để thêm nhanh. CC / BCC của team được thêm tự động.
• Bấm Xem trước để xem đúng mail khách sẽ nhận: người gửi, người nhận, CC / BCC, tiêu đề, tên file đính kèm và nội dung.
• Gửi 1 khách: nút Gửi ở dòng. Gửi nhiều khách: tick các dòng rồi bấm Gửi các dòng đã chọn — hệ thống hỏi xác nhận, sau đó gửi lần lượt từng mail (dòng "Đang gửi 3/20…"); 1 mail lỗi thì vẫn gửi tiếp các mail còn lại. Kết quả hiện ở cột Đã gửi của từng dòng (lỗi hiện màu đỏ).
• Dòng chưa nhập địa chỉ hoặc địa chỉ sai được bỏ qua và ghi lý do ở dòng đó.
• Mỗi khách chỉ gửi 1 lần mỗi kỳ (TikTok: 1 lần mỗi kỳ cho mỗi luồng). Khách đã gửi thì nút đổi thành Gửi lại — chỉ bấm khi thật sự cần gửi thêm (có hỏi xác nhận). Gửi hàng loạt luôn bỏ qua khách đã gửi. Mail đã gửi thì không thu hồi được.
• Cần quyền Sửa Báo cáo tháng mới gửi được; quyền Xem chỉ xem danh sách và xem trước. Nếu trang báo "Team chưa cấu hình mail gửi" (TikTok: "Luồng TK USD / TK VND chưa cấu hình mail gửi") thì nhờ Admin team vào tab Cấu hình.
• Tab Lịch sử gửi: mọi lần gửi của kỳ đang chọn (hoặc Tất cả kỳ) — thời gian, khách, gửi tới, CC, tiêu đề, trạng thái, lỗi và người gửi. TikTok chỉ hiện lịch sử của luồng đang chọn.

Cấu hình Admin

• Chỉ Admin của nền tảng đó và Admin tổng thấy tab Cấu hình. Nhập máy chủ SMTP, cổng, bảo mật, tài khoản, mật khẩu, tên + email người gửi, Reply-to, CC / BCC cố định, tiêu đề và nội dung mail, rồi tick Bật gửi mail và bấm Lưu.
• TikTok Bấm TK USD hoặc TK VND để chọn luồng cần cấu hình (đầu tab ghi rõ đang cấu hình luồng nào). Phải cấu hình và tick Bật gửi mail cho từng luồng. Mỗi luồng có 2 mẫu: Mẫu Tháng và Mẫu Quý, điền sẵn theo tài liệu "Mẫu mail chiết khấu 2026" của Team Client Success (logo, chữ ký, link thông tin thanh toán của đúng pháp nhân). Nút Khôi phục mẫu chuẩn điền lại mẫu gốc (bấm Lưu mới áp dụng).
• Gmail / Google Workspace: máy chủ smtp.gmail.com, cổng 465, bảo mật SSL, tài khoản = địa chỉ Gmail đầy đủ. Mật khẩu phải là Mật khẩu ứng dụng (App Password 16 ký tự — bật Xác minh 2 bước rồi tạo trong phần Bảo mật của tài khoản Google), không dùng mật khẩu đăng nhập thường. Email gửi nên trùng tài khoản đăng nhập. Server CRM chặn gửi mail qua cổng 587 nên dùng cổng 465 / SSL.
• Mật khẩu đã lưu không hiện lại; để trống ô mật khẩu khi Lưu = giữ mật khẩu cũ.
• Bấm các ô như Tên khách hàng {{khach_hang}} để chèn thông tin của từng khách vào chỗ con trỏ (xuống dòng giữ nguyên). Định dạng: **chữ đậm**, [chữ hiện](https://link), dòng bắt đầu - là gạch đầu dòng, 1. là đánh số, thụt 2 dấu cách trước - là mục con; màu chữ {đỏ}…{/đỏ}, {xanh}…{/xanh}, {xám}…{/xám}, {vàng}…{/vàng} (chữ đỏ nền vàng — mẫu chuẩn dùng cho số liệu tự điền, giống tài liệu Lark), {nghiêng}…{/nghiêng}, cỡ chữ {lớn}…{/lớn} / {nhỏ}…{/nhỏ}. Các dòng Nhãn | giá trị liền nhau thành bảng thẳng cột dấu ":" (như Tel / Email trong chữ ký). Khối đặt riêng 1 dòng: {{bang_tom_tat}} (bảng tóm tắt), {{chi_tiet_thang}} (từng tháng của quý), {{logo}} (logo pháp nhân, nhúng trong mail) — các dòng ngay sau {{logo}} tới dòng trống là thông tin công ty, hiện bên phải logo, chữ xanh, có vạch xanh ngăn cách (giống chữ ký Gmail công ty). Biến TikTok: {{ky_thang}} (09.2026), {{ky_quy}} (Quý III/2026), {{cac_thang}}, {{ty_gia}}, {{cashback_truoc_thue}}, {{cashback_sau_thue}}. Meta luôn USD, Zalo luôn VND.
• Bấm Gửi mail thử để gửi 1 mail mẫu tới địa chỉ của bạn — dùng cấu hình đã lưu, nên Lưu trước khi thử. Lỗi SMTP (sai mật khẩu, sai cổng…) hiện ngay trong popup.